Il nuovo anno scolastico si apre con un nuovo adempimento burocratico: la convocazione e gestione online degli organi collegiali. Questo in attuazione del disposto di cui all’articolo 44, comma 6, del CCNL COMPARTO ISTRUZIONE E RICERCA 2019/2021 inerente la definizione dei criteri e delle modalità di svolgimento a distanza delle attività di carattere collegiale aventi carattere deliberativo di cui al comma 3, lettere a) e b) del richiamato articolo 44, e successivo confronto conclusosi il 24 giugno scorso tra il MIM e le organizzazioni firmatarie del CCNL 2022/24.

Un coro quasi unanime di consensi ha animato gli ultimi mesi il dibattito pubblico per una disposizione che, ancorata al cd.lavoro agile (vedasi orientamento applicativo ARAN 12 giugno 2024, id.31472), si ritiene possa ridurre gli spostamenti casa-scuola e favorire nel contempo una migliore conciliazione tra tempi di vita e di lavoro, specie del personale fuori sede. Contenti i docenti che potranno usufruire legittimamente di tale possibilità, stracontenti i sindacati di comparto, consci di aver regalato alla propria comunità educante una modalità facilitata di partecipazione democratica.

Nulla da eccepire, se non fosse per il corollario di adempimenti organizzativi e procedurali necessari per l’avvio di tale modalità, a cominciare dagli standard certificativi delle piattaforme, così come previsti nell’apposito Allegato tecnico. Requisiti tecnico-procedurali che dovranno garantire in modo uniforme, la validità giuridica delle deliberazioni, la sicurezza e integrità delle operazioni, nonché la piena conformità alla normativa vigente, con particolare riferimento alla protezione dei dati personali e alla gestione documentale, nonché sistemi di voto online certificati che garantiscono il rispetto dei requisiti di sicurezza, integrità, univocità e verificabilità del voto. Soluzioni tecniche che garantiscano:

1. identificazione certa dei partecipanti e riconducibilità delle azioni agli utenti autenticati (salvo nelle ipotesi di voto segreto);
2.  validità giuridica delle deliberazioni collegiali;
3. immodificabilità dei dati e dei risultati delle votazioni, nonché protezione da accessi non autorizzati, alterazioni o perdite di informazioni;
4.  trasparenza, verificabilità e tracciabilità del processo deliberativo attraverso la disponibilità di evidenze documentali e tracciature tecniche;
5.  segretezza del voto a scrutinio segreto con un anonimato effettivo, non reversibile e tecnicamente dimostrabile, tale da escludere qualsiasi possibilità di correlazione tra identità del votante e voto espresso.

L’apposito Allegato tecnico prevede, tra l’altro, dettagliati requisiti di identificazione, autenticazione e accesso alle piattaforme, requisiti speciali per le modalità di voto palese e segreto, standard operativi conformi alle Linee Guida AgID in materia di ICT, quali:  cifratura dei dati, protezione da vulnerabilità note e aggiornamenti periodici del sistema, monitoraggio e registrazione degli accessi, disponibilità di sistemi di audit, segregazione degli ambienti e gestione degli incidenti di sicurezza. Tutti elementi che dovranno essere recepiti in apposito Regolamento d’istituto soggetto ad approvazione da parte del Consiglio d’istituto.

Pur non essendo aprioristicamente contrari a tale nuova modalità di svolgimento degli organi collegiali, invitiamo i colleghi ad una sana prudenza. DIRIGENTISCUOLA vuole che lo si faccia in piena sicurezza e legittimità dei connessi atti deliberativi. Maneggiare con cura, insomma! I motivi sono di triplice natura.

Il primo legato ad un ennesimo vischioso adempimento burocratico che graverà sulle spalle solo del dirigente scolastico, già alle prese con una pletora di scadenze e adempimenti di inizio anno.  Il secondo afferente il rischio di un potenziale contenzioso basato su aspetti meramente tecnico-procedurali che andrebbero a sommarsi a quelli già in essere per gli organi collegiali in presenza, senza per altro una consolidata giurisprudenza in merito. Contenzioso che le già citate organizzazioni sindacali hanno dimostrato negli anni di saper ben cavalcare. Il terzo legato al rischio che il dirigente scolastico sia obtorto collo costretto ad abdicare, specie nella gestione del collegio docenti, a quelle strategie empatiche di comunicazione verbale e non verbale, proprio quelle che in consessi assembleari in presenza ne qualificano la propria azione dirigenziale.

Sono questi i motivi per i quali DIRIGENTISCUOLA, conscia dei rischi e delle difficoltà intrinseche di gestione di tali procedure, invita i colleghi ad una sana prudenza nella convocazione e gestione degli organi collegiali online, salvo circostanze legate per esempio a particolari condizioni logistiche o climatiche.

Non appare superfluo ribadire, inoltre, che nessuna norma pattizia obbliga il dirigente scolastico alla convocazione online degli organi collegiali, restando questa un’opportunità che era e resta nelle prerogative del dirigente scolastico. Obbligatorio, invece, l’approvazione di apposito regolamento interno da parte del consiglio d’istituto.

All’uopo i soci di Dirigentiscuola troveranno in AGENDA 365gg-MACROAREA ORGANI COLLEGIALI ON LINE:

1. Prototipo di Regolamento d’istituto per lo svolgimento delle sedute degli organi collegiali in modalità telematica o mista;
2. Checklist adempimenti prodromici allo svolgimento online delle suddette sedute;
3. NOTA MIM n.3803 del 30 giugno 2026
4. ALLEGATO TECNICO sui requisiti tecnico-organizzativi per la gestione digitale degli organi collegiali e delle operazioni di voto nelle istituzioni scolastiche
5. Verbale del confronto siglato in data 24 giugno 2026.

Nella suddetta sezione i soci troveranno anche altro prezioso materiale (webinar, slide e FAQ) predisposto sempre dall’ufficio legale di DIRIGENTISCUOLA in collaborazione con l’avvocato e DPO Nicola Parisi.